個人情報保護方針

個人情報保護方針と個人情報の取扱い

個人情報保護方針

制定：2008年7月10日
最終改定：2023年12月15日

有限会社　オフィスコキリコ
代表取締役　中條小霧

有限会社オフィスコキリコは、マーケティング・リサーチ事業者として取扱う個人情報の重要性と社会的責任についてよく認識し、当社における個人情報保護マネジメントシステム（ＰＭＳ）定着への活動を日々推進しています。当社は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下、番号法と呼ぶ）」、「個人情報の保護に関する法律（以下、個人情報保護法と呼ぶ）」および、「マーケティング・リサーチ産業個人情報保護ガイドライン」を遵守し個人情報を取り扱う組織として次の方針を掲げます。

ａ．個人情報の適切な取得・利用及び提供

当社は、マーケティング・リサーチ事業で取扱う調査対象者の個人情報、並びに雇用等において取扱う特定個人情報を含む個人情報について、あらかじめ特定された利用目的の範囲の中で個人情報の適切な取得・利用を行い、利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱(目的外利用）を行わないこと及びそのための措置を講じます。

ｂ．法令及び規範の遵守

当社は、個人情報の取り扱いに関して、加盟している一般社団法人日本マーケティング・リサーチ協会が定める「マーケティング・リサーチ綱領」、「マーケティング・リサーチ産業個人情報保護ガイドライン」並びに「番号法」「個人情報保護法」など各種法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。。

c．安全管理対策

当社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止を行い、不適切な事項については予防策および是正策を実施します。

d．苦情及び相談への対応

当社の個人情報の取扱いに関する苦情及びご相談に対しては、適切かつ誠実、迅速に対応いたします。

e．個人情報保護に関する取り組みの継続的改善

当社は、社会情勢・環境の変化を踏まえて、個人情報保護に関する個人情報保護マネジメントシステムを見直し、継続的に個人情報保護への取り組みを改善します。

■当社の個人情報の取扱いに関する苦情・相談並びに個人情報保護方針についての問い合わせ受付窓口：
〒107-0062　東京都港区南青山2-27-27 丸八青山ビル10階
有限会社オフィスコキリコ　問合せ・苦情窓口
TEL：03-3423-5044
電子メール：fwkn2900@officekokiriko.com
(受付時間：10:00～12:00、13:00～17:00、土日祝日年末年始除く)

個人情報の取り扱い

制定：2008年7月10日
最終改定：2024年3月1日

有限会社　オフィスコキリコ
個人情報保護管理者

１．個人情報の利用目的

当社で取得する個人情報は、利用目的を通知し同意を得た上で利用します。当社は、お預かりした個人情報を以下の目的に限定して利用し、その他の目的で利用することはありません。

顧客情報
【利用目的】取引に係る業務遂行および連絡のため利用します。
調査対象者情報
【利用目的】当社から依頼する調査についての連絡、調査資材の発送、謝礼等の発送係る業務遂行および連絡のため利用します。
調査受託業務
【利用目的】調査委託元からの受託業務のため利用します。
従業者等の情報
【利用目的】「番号法」に基づく個人番号関係事務（家族に関する情報を含む）、勤怠管理、福利厚生、報酬支払、法令に基づく給付金申請および事業活動における取引先との連絡調整のため利用します。
調査員情報
【利用目的】当社から依頼する調査についての連絡、調査資材の発送、報酬支払等に係る業務遂行および連絡のため利用します。
応募者情報
【利用目的】当社が必要とする人材の採用選考業務のため利用します。
お問い合わせ（開示等請求、苦情・ご相談対応を含む）
【利用目的】問い合わせ対応のため利用します。

２．個人情報の開示等の請求について

当社が保有する保有個人データについて、利用目的の通知・開示・内容の訂正・追加または削除・利用の停止・消去（以下、開示等という）に応じます。

当社の名称：有限会社オフィスコキリコ
〒107-0062　東京都港区南青山2-27-27 丸八青山ビル10階
代表取締役　中條小霧
個人情報保護管理者：総務部責任者
保有個人データの利用目的：前項に記載、ただし、受託業務に係わる個人情報については、当社は開示等の権限を持っていないため、委託元に直接お問い合わせください。
開示等のご請求先：個人情報保護管理者
〒107-0062　東京都港区南青山2-27-27 丸八青山ビル10階
電子メール：fwkn2900@officekokiriko.com
開示等請求方法
次の請求書をダウンロードし、所定の事項をすべてご記入の上、本人確認のための書類を同封の上、メール添付ファイル、もしくは郵送でお送りください。請求書には開示方法を明記して頂き、記載がない場合や指定頂いた方法による開示等が困難である場合には記録の残る宅配等にて書類を送付いたします。なお、開示等請求の到着後、ご本人の記録と照合し、メール、電話等でご本人確認させていただくことがありますので、ご了承ください。また、回答に最長で7営業日かかることがありますのでご了承ください。
1. ①「個人情報開示等請求書兼回答書」
2. ②本人確認のための書類
  運転免許証、パスポートなどの公的書類のコピー
3. ※当社が作成した「第三者提供に係る記録」「第三者提供を受ける際の記録」の開示手続も同様とします。但し、当社が、個人特定性を排除した上でクライアントに提供したアンケート回答内容等に関する第三者提供記録については、具体的なアンケート回答時期や調査テーマ等を特定していただけない場合、当社業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすため、開示いたしかねます。
代理人による開示等請求方法
開示等の求めをする方が代理人である場合は、上記（5）①の書類に加え、下記の書類をメール添付ファイル、もしくは郵送でお送りください。
1. ①未成年者又は成年被後見人の法定代理人の場合
  1. ＜代理人本人確認書類＞
  2. ・運転免許証、パスポートなどの公的書類の写しの提出
  3. ＜代理人資格確認書類＞
  4. ・親権者又は未成年後見人が未成年者の法定代理人であることを示す場合は、本人及び代理人が共に記載され、その続柄が示された戸籍謄抄本、又は住民票の写し
  5. ・成年後見人が成年被後見人の法定代理人であることを示す場合は、登記事項証明書
2. ②開示等の請求等をすることにつき本人が委任した代理人
  1. ＜代理人本人確認書類＞
  2. ・運転免許証、パスポートなどの公的書類の写しの提出
  3. ＜委任による代理人であることの確認書類＞
  4. ・委任状
手数料：利用目的の通知・開示の手数料手数料は無料とします。
次の場合は開示等の求めに応じられない場合があります。
1. ①申請書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所、当社に登録されている住所が一致しないときなど本人が確認できない場合
2. ②代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
3. ③所定の申請書類に不備があった場合
4. ④開示等の求めの対象が開示対象個人情報に該当しない場合
5. ⑤本人または第三者の生命、身体または財産に危害が及ぶおそれのある場合
6. ⑥違法または不当な行為を助長し、または誘発するおそれのある場合
7. ⑦国の安全が害されるおそれ、他国もしくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ、または他国もしくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのある場合
8. ⑧当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
9. ⑨法令に違反することとなる場合
10. ⑩国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

３．全ての個人データ等の安全管理措置のために講じた措置

全ての個人データ等は、その利用目的に応じた適切な安全管理措置として、例えば以下の対策を講じます。

「個人情報保護規程」「安全対策規程」の策定
組織的安全管理措置：取扱責任者、担当者の限定、役割分担の明確化、報告連絡体制
人的安全管理措置：全従業者への定期的な研修、新任者への初期研修、秘密保持契約
物理的安全管理措置：管理区域、取扱区域の設定、施錠管理、復元不可能な消去・廃棄
技術的安全管理措置：アクセス権限の最小化、外部からの不正アクセス防
外国において個人データを取り扱う場合：当該外国の外的環境の把握と措置

４．クッキー（cookie）について

当社のウェブサイトをご利用される方の利便性向上のため、また、当サイトへのアクセスを分析するために、クッキーを使用してサイトにアクセスされたコンピュータの識別情報や、訪問履歴を取得する場合があります。クッキーはブラウザの設定で「オフ」にすることができますが、この場合、ウェブサイトのサービスが利用できない場合があります。

５．苦情、お問い合わせについて

当社の個人情報の取扱について苦情・ご提言がある場合は、、メール、電話、郵送などご都合のよい手段で、下記申出先にて承ります。

■問合せ・苦情窓口
〒107-0062　東京都港区南青山2-27-27 丸八青山ビル10階
TEL：03-3423-5044
電子メール：fwkn2900@officekokiriko.com

６．当社が所属する認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先

現在、当社の所属する認定個人情報保護団体はありません。

以上

当社では従業者、一般の人共に個人情報保護方針をホームページより入手できるように掲載しております。
また、従業者に対しては総務内にて随時、閲覧できるようにしております。