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個人情報保護方針と個人情報の取扱い

個人情報保護方針

 有限会社 オフィスコキリコは、マーケティング・リサーチ(市場調査)を通じて消費者の商品やサービスに関する 意識や実態を調査・取得し、その情報を統計的に処理し、企業や団体等に提供することによって社会に貢献しております。

 日々多くの消費者の個人情報を含む情報を取得し利用する事業者として、個人情報を適正に取得・利用し、 安全管理することは当然の責務であると考えております。

 このことを明確にするために、ここに“個人情報保護方針”を定め、これを実践することを当社の内外に宣言いたします。

  1. 個人情報の取得、利用、提供について
    • 個人情報の取得は、利用目的を明確に定め、適法かつ公正な手段によって行います。また目的外利用を行わないための措置を講じます。
    • 個人情報の利用は、ご本人に同意を得た利用目的の範囲内で行います。 又、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用する場合は、あらかじめご本人の同意を得て行います。
    • 個人情報の第三者への提供は、原則として行わない事としていますが、提供する場合は、あらかじめご本人の同意を得て行います。
    • 個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲内で、正確かつ最新の状態で管理いたします。
  2. 個人情報保護に関する法令及びその他の規範の遵守について
    個人情報の取り扱いにあたっては、個人情報の取り扱いに関する法令や国が定める指針、及び、当社が加盟している 一般社団法人 日本マーケティング・リサーチ協会が定める「マーケティング・リサーチ綱領」、 「マーケティング・リサーチ産業 個人情報保護ガイドライン」その他の規範を遵守します。
  3. 個人情報の安全管理について
    個人情報の漏えい、滅失又はき損を防止し是正するために組織的、人的、物理的及び技術的な安全管理措置を講じます。
  4. 苦情及び相談への対応について
    当社の個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ、苦情については詳細5(お問い合わせ・苦情受付窓口)に記載の電話等にご連絡ください。
    なお、開示対象個人情報のご本人又はその代理人からの利用目的の通知、開示、訂正等(内容の訂正、追加または削除)、 利用の停止等(利用の停止、消去及び第三者への提供の停止)の求めに遅滞なく対応させていただきます。
  5. 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善について
    個人情報保護方針を実践するために、規程等を含む個人情報保護マネジメントシステムを策定し運用しておりますが、 実効性を高めるために、すべての従業者に対する教育、運用状況の監査を定期的に行い、 個人情報保護マネジメントシステムの見直しおよび改善を継続的に行います。

 当社の全ての従業者は、この個人情報保護方針の趣旨及び個人情報の取り扱い手順を充分理解した上で、 細心の注意を払って日常業務に当たり、個人情報の保護に努めることをお約束致します。

2008年7月10日(制定)
2017年6月1日(改定)

有限会社 オフィスコキリコ
代表取締役 中條 小霧

個人情報の取り扱い

※詳細は下記をご参照ください

  1. 個人情報の利用目的について
  2. 開示対象個人情報について
  3. 開示対象個人情報の開示等の請求について
  4. 個人情報の第三者提供について
  5. お問い合わせ・苦情受付窓口

<詳細1. 個人情報の利用目的について>

1-1.個人情報取扱いポリシー
  1. 当社は、マーケティング・リサーチ(市場調査)を主たる業務としており、消費者の商品やサービスに関する意識や実態を調査・取得し、その情報を統計的に処理し、企業や団体等に提供することを目的としております。取得した個人情報は、原則として統計データとしてまとめられ、個人が特定できる形で利用することはありません。
  2. 当社のマーケティング・リサーチへの協力を御願いする方(調査対象者)を特定するために、あらかじめ氏名、住所などを取得する場合があり、その方法は、住民基本台帳(世論調査、社会調査)などを閲覧しての抽出、電話帳や住宅地図からの抽出、市販の人名録など出版物からの抽出、マーケティング・リサーチ業務の委託元(クライアント)からの預託などであり、さまざまな情報源を適正、適法に利用しています。
  3. 当社の調査に協力していただける方を広く募集し、応募いただいた方を登録(モニター)して調査対象者とする場合がありますが、応募していただく際に、取得する個人情報の利用目的などについてはお知らせすることとしております。
  4. マーケティング・リサーチへの協力を御願いする方(調査対象者)を特定せずにマーケティング・リサーチを行い、その時点で調査対象者本人の氏名、住所などの個人情報を取得する場合もありますが、その場合には、あらかじめ口頭や書面などで利用目的を通知いたします。
1-2.個人情報の利用目的
  1. 顧客情報
    【利用目的】取引に係る業務遂行および連絡のため。
  2. マーケティング・リサーチ受託業務
    【利用目的】公的機関、民間団体・企業等の受託業務遂行のため。
  3. 従業者等の情報
    【利用目的】「番号利用法」に基づく個人番号関係事務(家族に関する情報を含む)、勤怠管理、福利厚生、報酬支払、法令に基づく給付金申請、および事業活動における取引先との連絡調整のため。
  4. 応募者情報
    【利用目的】当社が必要とする人材の採用選考業務のため。
  5. お問い合わせ(開示等請求、苦情・ご相談対応を含む)
    【利用目的】問い合わせ対応のため。

<詳細2. 開示対象個人情報について>

「開示対象個人情報」とは、JIS Q 15001:2006の3.4.4.1で次のように定義されています。
「電子計算機を用いて検索する事ができるように体系的に構成した情報の集合物又は一定の規則に従って整理、分類し、目次、符号などを付すことによって特定の個人情報を容易に検索できるように体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、事業者が、本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めの、すべてに応じることが出来る権限を有すもの。」
当社が取り扱う開示対象個人情報の項目と利用目的は次の通りです。

  1. 開示対象個人情報の項目
    氏名、住所、調査目的に応じた質問項目に対する回答
  2. 開示対象個人情報の利用目的
    商品やサービスの改善に役立てるための統計データの作成

<詳細3. 開示対象個人情報の開示等の請求について>

開示対象個人情報については、開示対象個人情報のご本人またはその代理人からの利用目的の通知、開示、訂正等(内容の訂正、追加または削除)、利用停止等(利用の停止、消去及び第三者への提供の停止)の求めに遅滞なく対応させていただいております。

  1. 開示等の求めの対象となる項目
    氏名、住所、調査目的に応じた質問項目に対する回答
  2. 開示等の求めの申し出先
    開示等の求めは、下記宛、所定の申請書に記入し必要書類を添付の上、お手数でも郵送で御願いいたします。
    なお、封筒にて朱書きで『開示等請求書在中』とお書き添え頂ければ幸いです。
    〒107-0062 東京都港区南青山2-27-27 丸八青山ビル10階
    (有)オフィスコキリコ 個人情報保護管理者
  3. 開示等の求めに際して提出していただく書面(様式)等 開示等の求めを行う場合は、次の申請書に所定の事項をすべてご記入の上、本人確認のための書類②を同封してください。

    ①当社所定の申請書
    個人情報開示等請求書兼回答書(PDF)
    ②本人確認のための書類
    運転免許証(お手数でも本籍地は消してご提出ください)、パスポートなどの公的書類のコピー 1点

  4. 代理人による開示の求め
    開示等の求めをする方が、未成年者もしくは成年被後見人の法定代理人又は明示等の求めをすることについてご本人が委任した代理人である場合は、前項の書類に加えて、下記の書類(①または②)を同封してください。

    ①法定代理人の場合
    •法定代理権があることを確認するための書類
    (住民票抄本など、親子等の関係が確認できる公的書類) 1通
    •未成年者又は成年被後見人の法定代理人であることを確認するための書類
    (法定代理人の運転免許証(お手数でも本籍地は消してご提出ください)、
    パスポートなど公的書類のコピー) 1通

    ②委任による代理人の場合
    •当社所定の委任状(PDF) 1通
    •ご本人の印鑑証明書 1通

  5. 開示等の求めの手数料
    手数料はいただかないことにします。
  6. 開示等の求めに対する回答方法
    申請者の申請書面記載住所宛てに郵送で書面によって回答します。
  7. 開示等の求めに関して取得した個人情報の利用目的
    開示等の求めに伴い取得した個人情報は、開示等の求めに対応するために必要な範囲でのみ取り扱います。 提出いただいた書類は、開示等の求めに対する回答が終了した後、2年間保管し、その後廃棄させていただきます。
  8. 開示等に応じられない場合について
    以下の1~10に該当する場合は、開示等に応じられませんのでご了承ください。なお、その場合は、その旨、理由を付記して通知いたします。
  1. 申請書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所、当社に登録されている住所が一致しないときなど 本人確認が出来ない場合
  2. 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
  3. 所定の申請書類に不備があった場合
  4. 開示の求めの対象が開示対象個人情報に該当しない場合
  5. 本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがある場合
  6. 違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある場合
  7. 国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損われるおそれ又は他国若しくは 国際機関との交渉上不利益を被るおそれがある場合
  8. 犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶそれがある場合
  9. 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  10. 他の法令に違反することとなる場合

<詳細4. 個人情報の第三者提供について>

当社は、取得した個人情報を適切に管理し、あらかじめ本人の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。 ただし、次の場合は除きます。

  1. 法令に基づく場合
  2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  4. 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行する事に対して協力する必要がある場合であって、 本人の同意を得る事によって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

<5. お問い合わせ・苦情相談窓口>

当社の個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ、苦情については、下記までご連絡ください。

  • 電話 : 有限会社 オフィスコキリコ 問合せ・苦情窓口 03-3423-5044
  • 郵便 : 〒107-0062 東京都港区南青山2-27-27 丸八青山ビル10階
     有限会社 オフィスコキリコ 問合せ・苦情窓口
  • 電子メール : fwkn2900@officekokiriko.com
     有限会社 オフィスコキリコ 問合せ・苦情窓口

なお、直接ご来社いただいてのお申し出はお受けいたしかねますので、ご了承ください。

•当社の所属する認定個人情報保護団体の名称および苦情の申し出先

現在、当社の所属する認定個人情報保護団体はありません。

当社では従業者、一般の人共に個人情報保護方針をホームページより入手できるように掲載しております。
また、従業者に対しては総務内にて随時、閲覧できるようにしております。


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